نبذة عن المكتب
كيف يُدار المكتب، ومن المسؤول عن كل ملف.
مكتب القبة العلمي لدعاية الأدوية والمستلزمات الطبية هو مكتب علمي يعمل في السوق العراقي وكيلاً معتمداً لشركات عالمية رائدة في المستحضرات الصيدلانية ومستلزمات المختبرات وأجهزة التشخيص.
بناءً على الهيكل الإداري المعتمد للمكتب، جرى تقسيم الواجبات والمسؤوليات اليومية على خمسة أقسام رئيسية، لضمان انسيابية العمل وتحديد صلاحيات كل مدير بشكل دقيق.
آلية العمل
الأقسام والمهام
تُوزَّع الواجبات اليومية على الأقسام أدناه، بحيث يكون لكل ملف مسؤول واحد واضح.
قسم الموارد البشرية
يتولى مدير الموارد البشرية الإشراف الكامل على الكادر وتطوير بيئة العمل من خلال المهام التالية:
- التوظيف: إدارة المقابلات واختيار الموظفين الجدد، مع التركيز على تعيين صيادلة ومندوبي دعاية طبية أكفاء لديهم علاقات جيدة في السوق.
- التدريب: إعداد دورات تدريبية مستمرة للمندوبين بخصوص المادة العلمية للأدوية، ومستجدات المنتجات، وطرق التواصل الفعّال مع الأطباء والصيدليات.
- تقييم الأداء: متابعة تقارير المندوبين الميدانية وتقييم إنتاجيتهم بشكل دوري لضمان تحقيق الأهداف البيعية للمكتب.
قسم العمليات واللوجستيات
المسؤول المباشر عن حركة المواد والخدمات الداخلية للمكتب:
- الإدارة: تنظيم سير العمل الداخلي اليومي وحل أي عقبات تشغيلية تواجه الأقسام.
- الخدمات اللوجستية: تنسيق وجدولة حركة سيارات التوزيع لضمان وصول الطلبيات إلى المذاخر والصيدليات في الوقت المحدد.
- المشتريات: تأمين كل الاحتياجات والمواد التشغيلية والمكتبية التي يحتاجها كادر المكتب للعمل.
- المخازن: متابعة تنظيم المذخر أو المستودع، والتأكد من الالتزام التام بشروط الرقابة الدوائية من ناحية التبريد ودرجات الحرارة والرطوبة للحفاظ على سلامة المواد.
قسم الإدارة المالية
يتولى الإشراف على الحسابات والتدفقات النقدية والأمور المالية للمكتب:
- المحاسبة: تقييد الصادرات والواردات اليومية، ومتابعة الحسابات والديون الآجلة القائمة مع المذاخر والزبائن.
- الرواتب: إعداد قوائم الأجور الشهرية، واحتساب نسب العمولات والحوافز الخاصة بفريق المبيعات والدعاية بدقة.
- الميزانية: توزيع الموارد المالية المتاحة وتخصيص السيولة النقدية المطلوبة لكل قطاع أو حملة ميدانية أو شحنة استيرادية.
- التدقيق المالي: المراجعة المستمرة للفواتير والوصولات للتأكد من مطابقة الأرقام ومنع حصول أي هدر مالي.
قسم العلاقات الخارجية
مسؤول عن إدارة ملفات الاستيراد والتعامل مع الشركات الأجنبية والجهات الحكومية:
- التسجيل والرقابة الدوائية: متابعة معاملات تسجيل المكتب العلمي والشركات المصنّعة والمستحضرات الطبية في وزارة الصحة ونقابة الصيادلة، وتجديد الإجازات.
- إدارة الاستيراد: التواصل المباشر مع المصانع والشركات الطبية خارج العراق، وتنسيق طلبات الشراء وفتح الاعتمادات.
- الشحن: الاتفاق مع شركات الشحن الدولي لمتابعة وصول الحاويات والشحنات عبر الموانئ أو المطارات بالشكل الآمن.
- التخليص الجمركي: متابعة تخليص البضائع في المنافذ الحدودية، وتسهيل إجراءات سحب العينات للفحص المختبري لدى جهات السيطرة النوعية.
قسم التطوير
يركّز على توسيع نشاط المكتب العلمي وبناء الشراكات المستقبلية:
- دراسة السوق: مراقبة حركة السوق الدوائي العراقي ومعرفة النواقص واحتياجات الأطباء والصيدليات لطرح منتجات جديدة تخدم المكتب.
- التسويق الاستراتيجي: وضع الخطط التسويقية بعيدة المدى، وتنظيم ورعاية المؤتمرات العلمية والمطبوعات الخاصة بالدعاية.
- العقود: إعداد وتدقيق الصياغة القانونية والتجارية للعقود المبرمة مع الموزعين والوكلاء.
- الاتفاقيات: التفاوض مع الشركات الطبية العالمية للحصول على وكالات جديدة حصرية تدعم محفظة منتجات المكتب.
خاتمة
تكامل هذه المهام وتنسيق العمل المشترك بين المديرين يضمن إدارة المكتب العلمي بمهنية عالية، ويسهم في تقديم أفضل الخدمات الطبية والدوائية في العراق مع تحقيق نمو تجاري مستدام.